GED
La mise en place d'une GED au sein de votre organisation est souvent liée à un afflux documentaire engendré par la transformation numérique qu'il convient de classer et d'organiser. Mais, pour éviter d'utiliser la GED comme un entrepôt de stockage d'un vrac documentaire, il convient d'étudier plusieurs points importants :
Solution transverse ?
Demat Consult vous aide à déterminer la nécessité de mettre en oeuvre une GED métier propre à une activité déterminée ou au contraire une GED transverse regroupant l'intégralité des corpus documentaires de votre organisation.
Référentiel de types de documents
Le recensement des natures de pièces à classer doit être établi pour permettre d'analyser les différentes sources d'alimentation (numérisation, dépôt, LAD/RAD,...) et d'associer des règles de gestion des documents obtenus (classement, archivage, destruction). Nous pouvons vous aider à effectuer ce travail d'inventaire de la bibliothèque de documents.
Plan de classement
Le ou les plans de classement facilitent la recherche et l'organisation générale de votre GED. Leur création (préétablie ou dynamique) doit être pensée pour un usage simple et pertinent.
Droits et habilitations
Un document classé est appelé à être modifié, visé, et diffusé à un panel d'utilisateurs variés. Les droits et habilitations de chacun de ces intervenants doit être clairement analysé au préalable avant toute mise en oeuvre. La confidentialité des documents est un sujet trés sensible et parfois critère de rejet par certaines directions si la sécurité n'est pas assurée.
Impact fonctionnel
L'outil GED devient très vite un passage obligé dans un grand nombre d'applicatifs métiers producteurs de documents ou simples consommateurs de pièces justificatives. L'impact fonctionnel sur les différentes interfaces métiers doit faire l'objet d'une étude à laquelle nous pouvons contribuer.
Modèle de données
Nous pouvons participer la définition des métadonnées nécessaires et du ou des modèles de données associés pour que les outils de recherche, les règles de gestion ou les systèmes d'archivage puissent être pertinents et efficaces.
Notre offre de services
- Etude de faisabilité et impacts fonctionnels sur le SI de l'organisation
- Définition de la bibliothèque des types de documents et les modeles de données
- Plans de classement
- Description des droits et habilitations utilisateurs